kintoneで電子帳簿保存法に対応

弊社では、来る2022年1月1日に施行される改正 電子帳簿保存法への対応をサイボウズ社 kintoneアプリで構築すべく、対応を行っております。

※このページの「電子帳簿保存法に対応」の記載は、弊社が開発または利用している業務システム(アプリやクラウド)および事務処理規定を電子帳簿保存法と照合し、弊社独自の判断で確認したものです。よって、当局のお墨付きを頂いたものではございません。

請求書PDFファイルの印刷保存はNGに!

2022年1月から、特に、電子メールで受け取った請求書等のPDFを印刷して保存することがNGとなります。これはかなり業務に影響があります。
弊社でも2021年9月現在、電子メールで受け取った請求書PDFやWebページからダウンロードした領収書PDFなどを印刷して月別の袋に入れて保存しています。2022年1月からは改正 電子帳簿保存法に則った方法で請求書PDFや領収書PDFをデータ保存する必要があります。

kintone で電子帳簿保存法に対応してみる

そこで、弊社の強みである サイボウズ社 kintone キントーン で電子帳簿保存法に対応する取り組みを進めております。

改正 電子帳簿保存法では、メリットもあります。特に、所定の要件を満たせばタイムスタンプの付与が不要になるのです。つまり、kintoneのアプリに少しの機能を実装することで所定要件を満たせるのです。

具体的には、「証憑保存アプリ」です。請求書PDFをkintoneの添付ファイルフィールドに保存すると、その後は編集および削除が不可となる仕掛けです。また、検索要件にも対応する必要がありますので、検索に必要なフィールドを設置します。

電子メールの本文で「xx発注します。」のような発注書の場合も、電子メール本文をkintoneアプリに自動連携し保存する機能を構築することで所定要件を満たせると考えます。

自社で電子帳簿保存法の仕掛けをkintoneで構築してみる

下記の表は、2022年1月から自社にて本格運用を開始する業務システムの全体像です。

この表は、次の2点を整理したものです。

1.自社の取引証憑(請求書、領収書、発注書、検収書等)を整理し、取引先との送受方法を整理しました。
2.2022年1月からの電子帳簿保存法に対応した証憑保存方法とクラウドサービスを整理しました。

分類証憑・取引発/受送受方法送受方法の詳細業務クラウド書面保存証憑保存クラウド
事業売り側見積書発行電子メールダウンロードURLにて提供kintone「販売9+」マネーフォワードクラウド請求書
基本契約書発行クラウド電子契約クラウド電子契約を利用kintone「契約書」クラウドサイン
発注書、注文書受領電子メール添付ファイルで受領 ※発注者は、見積書から発注書PDFをダウンロード可能。Gmail証憑保存アプリ on kintone
請書発行電子メール発注書を受領した旨をメールにて返信Gmail当社では不要 ※基本契約書に明記
納品書発行電子メールダウンロードURLにて提供kintone「販売9+」マネーフォワードクラウド請求書
検収書受領電子メール添付ファイルで受領 ※発注者は、納品書から検収書PDFをダウンロード可能。Gmail証憑保存アプリ on kintone
請求書発行電子メールダウンロードURLにて提供kintone「販売9+」マネーフォワードクラウド請求書
(入金消込)口座Web明細会計freee会計freee
買い側基本契約書(外注)発行クラウド電子契約クラウド電子契約を利用kintone「契約書」クラウドサイン
発注書※継続取引発行EDIEDI(発注メッセージ)kintone「受発注6」kintone「受発注6」
請書※継続取引受領EDIEDI(納期回答メッセージ)kintone「受発注6」kintone「受発注6」
発注書※都度取引発行電子メールダウンロードURLにて提供kintone「販売9+」会計freee
請書※都度取引受領電子メール電子メール本文Gmail当社では不要 ※基本契約書に明記
納品書受領電子メール添付ファイルで受領Gmail証憑保存アプリ on kintone
請求書受領電子メール添付ファイルで受領Gmail証憑保存アプリ on kintone
(支払)総合振込会計freee会計freee
経費購買Amazon購入受領クレジットカード明細クレジットカード明細を自動取込み会計freee
アスクル購入受領郵送(書面)納品書、請求書 ※口座引落必要証憑保存アプリ on kintone ※書面をスマホで撮影
kintone利用料受領電子メールメール本文 ※口座引落Gmail証憑保存アプリ on kintone
Google利用料受領クレジットカード明細クレジットカード明細を自動取込み会計freee
AWS利用料受領クレジットカード明細クレジットカード明細を自動取込み会計freee
携帯電話SIM利用料受領クレジットカード明細クレジットカード明細を自動取込み会計freee
NTT電話インターネット受領郵送(書面)請求書 ※口座引落必要証憑保存アプリ on kintone ※書面をスマホで撮影
家賃等家賃受領電子メール添付ファイルで受領Gmail証憑保存アプリ on kintone
駐車場代なし ※振込※賃貸借契約書にて発行されないことが明記
立替領収書受領書面領収書をスマホアプリでスキャンし経費精算へ必要会計freee ※書面をスマホで撮影

上記の表の中で、「添付ファイルで受領」の部分は、2021年12月末までは、受領したPDFファイルを印刷して保存する必要がありますが、2022年1月からは電磁的保存が必要になります。しかも、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

そこで、弊社では「証憑保存アプリ on kintone」を開発しました。

証憑保存アプリ on kintone

証憑保存アプリ on kintone

主な機能

  1. kintoneの添付ファイルフィールドにPDF等のファイルをアップロードしてレコード保存すると、それ以降はファイルの訂正削除を不可とする。(証憑ロック)
  2. 証憑ロックした日時がkintoneフィールドに記録され訂正削除を不可とする。
  3. 証憑ロック後は、レコードそのものを削除不可とする。(論理的な削除フラグ機能あり。)
  4. 電子帳簿保存法の検索要件(取引先、取引日、取引金額)であるフィールドを用意する。これらのフィールドは証憑ロック後も入力や訂正を可能とする。
  5. PDFファイル(および画像ファイル)のプレビュー表示が可能。レコード詳細画面内にてプレビュー表示します。(電子帳簿保存法の要件ではありませんが、検索要件のフィールド値を入力しやすいようにします。)

動作環境

  • kintoneスタンダードコースのご契約が別途必要です。
  • PC画面、ゲストスペース、モバイルアプリにて動作します。
  • プレビューは、PDFファイルおよび画像ファイルのみを表示できます。
  • プレビューは、Android端末では動作しません。iOS(Safari)では、PDFの1ページ目のみ表示できます。Mac OS(Safari) では、PDF表示のツールバーが表示されません。

証憑保存アプリ on kintone は、2021年10月末にリリース予定です。

よくあるご質問(FAQ)

※この内容は、国税庁が公開している情報を弊社の解釈で記載しております。

  • 請求書PDFを電子メールの添付ファイルとして受け取った場合、電子メール本文を保存する必要がありますか?
    請求書PDFファイルのみを保存すれば良く、電子メール本文を保存する必要はありません。   参照: 国税庁 電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】 (令和3年7月)の問3 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_06.pdf
  • 電子メールの本文に請求金額等が記載されいている場合は、どのように保存したら良いですか?

    請求金額等は取引情報ですので、当該電子メールを保存する必要があります。

    その際、取引日、取引金額、取引先で検索できる必要があります。電子メールソフトで検索が可能な場合は、問題ないと解釈できますが、検索ができない場合には、kintoneアプリに連携しレコード保存して、検索項目を設定することで保存要件を満たすと考えます。
    実際に弊社では、Gmailからkintoneアプリ「証憑保存アプリ」に連携させて、電子メール本文を保存しております。(自社用に機能追加したものです。)

    参照:
    国税庁 電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】 (令和3年7月)の問3
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_06.pdf

  • Web(ホームページ)画面に表示されている請求書や領収書は、どのように保存したら良いですか?

    Web画面に表示されてる場合は、スクリーンショットを取得して、その画像ファイルを「証憑保存アプリ」に保存することで良いと解釈します。

    参照:
    国税庁 電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】 (令和3年7月)の問4
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_06.pdf

あとがき

このWebページでは、弊社の電子帳簿保存法への対応を随時更新して参ります。2021年10月末までには、全体像をお伝えすることができる予定です。

kintoneをご利用の企業様に「電子帳簿保存法」への対応に関して、お役に立てることを願っております。

株式会社アイティーフィット

改定履歴:

 2021年9月8日 Webページ公開
 2021年9月15日 業務システム全体像を追記
 2021年9月24日 証憑保存アプリの画面イメージを掲載