1-1 見積から入金の流れ
顧客登録→案件→見積→受注→納品→請求→入金→売掛消込
ごくごく、一般的な掛売の流れになります。
一直線に業務が進んでいく流れになりますので、簡単なように感じます。
しかし、実際には、営業部、業務部、経理部など、複数の部署や担当者がこの一連の流れに関わることになります。見積と受注は営業部、納品は業務部、請求と入金と売掛消込は経理部といったケースが多いかと思います。
例えば、経理部では、納品が完了した受注がどれで、どの受注を請求して良いのか、を正確に把握する必要があるのです。案件から見積、受注、納品、請求、入金、売掛消込のそれぞれの業務において、状況を共有することが必要になるのです。
ところで、それぞれの業務において重要なデータ項目となるのは、金額と数量と日付です。
特に日付については、受注日、発送日、納品日、検収日、請求日、支払期日、入金日など様々な日付があります。これらの日付の意味を先ほどの部署間もしくは会社全体で認識を一致させることが重要です。
日付の「意味」というのは、例えば、クラウド会計に登録する際の「売上計上日」はいつでしょうか？ということです。あなたの会社は、発送日ですか？納品日ですか？それとも検収日でしょうか。
物販の場合には、売上計上日は、出荷基準、引渡基準、検収基準などがあります。
この「売上計上日」について正確にお答え頂かないと、販売管理システムを構築することができないのです。請求のタイミングにも関係します。もちろん、仕訳データそして決算にも影響します。
これと反対に、仕入については下記の通りです。
仕入先登録→発注→入荷→検収→請求（される）→支払
こちらも、仕入計上のタイミングは、入荷基準、検収基準などがあります。
クラウド型販売管理とクラウド会計では、それぞれの日付の意味が重要になります。
日付以外にも、受注残や発注残の考え方も重要です。これらについては、後の章で取り上げます。