Step2の業務イベントと情報の図式化のイメージです。
コア機能の広告宣伝、仕入管理、販売管理、そして、請求入金管理までを図式化しています。
図式化に先だって、このコア機能に導入するクラウドサービスをSalesforceを前提にとしております。水色大きな枠がSalesforceの範囲を示しております。Saleforceのクラウドサービスでは、エディションがあります。月額料金により利用できるSalesforceの機能が異なるのです。
当社では、Contact Managerという低料金のエディションで実現できる範囲で構築することを目標としました。この魅力ある低料金で、当社の業務をどこまでカバーできるのか、オールクラウド化においてチャレンジするためです。
四角の箱は、情報のまとまりを示しています。これは、Salesforceでは、オブジェクトと呼ばれているもので、データベースでは「テーブル」と呼ばれているものに該当します。少し明るい水色の「取引先」と「取引先責任者」は、Saleforceで標準で作成されているものです。項目の追加はできますが、これ自体を削除することはできません。それ以外の情報は、当社コア業務に合わせて、作成するものです。
(1)から(8)は、業務イベントを示しております。数字は業務イベントの発生順序を示しています。業務イベントが発生すると、情報を作成したり、更新したりします。
“C”は、情報の新規作成を示しており、”U”は情報を更新することを示しています。
FAX受信や見積請求書、発注書は、物理的なデータファイルで管理します。今回は、エディションの関係で、Saleforceには保存しないことにしております。
これらのファイルは、Googleドキュメントで保存します。Saleforceの機能で、「見せ番コール見積設置」情報とFAX受信PDFを関連付けすることができます。
当社では、この関連付けを活用することにしております。
SaleforceのContracr Manager エディションでは、いくつかの制約がありますので、情報の図式化には、ちょっとしたノウハウが必要になります。
※弊社では2014年1月より、サイボウズ社kinotneでの構築をお勧めしております。
次に、情報のまとまりの内容、つまり、情報項目を決める必要があります。