kintoneへSalesforceをデータ移行する方法


サイボウズ社のkintoneへSalesforceのデータを移行してみました。kintone

データ移行の流れ

  1. Salesforceから組織のデータをエクスポートする。(CSV形式を選択)
  2. 各CSVファイルのデータを加工する。
  3. kintoneでCSVファイルから自動でアプリを作成する。
  4. アプリ間の紐づけ(関連レコード、ルックアップ)を設定する。
  5. kintoneアプリに分かり易いアイコンを設定する。

 

心構え?

データ移行にあたり、割り切りも必要です。

・メールのBCCによる保存ができなくなる。

Salesforceで一番お世話になっている機能です。取引先にメール送信する際に、BCCでSalesforceのアドレスを指定しておくと、取引先や取引先責任者のレコードに履歴として表示される機能です。kintoneは標準でこの機能が無いのが痛い。

これを諦めることにするが、BCCで記録用社内メールアドレスに保存するようにすることで代替手段としました。取引先のメールアドレスで検索して履歴は見れるようになります。

 

・SalesforceユーザIDとkintoneユーザIDの紐づけを諦める。
取引先データを作成したSalesforceのユーザのIDをkintoneユーザIDに置き換えることを諦めます。
Salesforce IDを氏名で置き換えて、データ移行します。

 

・メモ等の改行が無くなる。
kintoneは、エクセルファイルからのデータ取込みが可能で、フィールド内に改行が含まれているテキストもそのまま
kintoneに取り込むことができます。
しかしながら、kintoneのデータ取込みにおいては、エクセルの場合には、1000行までとう制約があります。CSVファイルで
あれば、1000行の制約はありません。
テキストの改行は諦めて、データ移行することにします。

 

・電話番号検索への対応
CTIを利用している場合ですが、Salesforceでは、ハイフン無しの電話番号で検索しても、ハイフン有りの取引先責任者
のレコードがヒットします。kintoneでは、ハイフン無しと有りでは、区別されますので、この対策をしなければなりません

対策としては、いくつかありますが、ハイフン有り電話番号フィールドからハイフン無しの電話番号フィールドを作ってし
まうことです。SaleforceからエクスポートしたCSVファイルをエクセルに取り込んで、ハイフンを取り除く作業をすれば良
いでしょう。
エクセル関数の =SUBSTITUTE(A1,”-”,”") を使うと簡単です。ただし、CSVを保存する時に、ハイフン無しフィールドが数
値として保存されてしまうと、頭の0が抜けてしまいます。文字列として保存するように注意が必要です。

 

準備

Salesforceからデータをエクスポートしたのち、そのCSVファイル群を良く見て確認することをお勧めします。

・kintoneへデータ移行する対象を確認

kintoneへデータ移行するCSVファイルを確認しておきます。SalesforceからエクスポートしたCSVファイルは、英語ファイル名になってます。その其々が、なんのデータなのかを確認して置く必要があります。主なファイルとデータ名を記載しておきます。

  • Account.csv 取引先
  • Contact.csv 取引先責任者
  • Event.csv 活動履歴
  • Task.csv 活動予定
  • Note.csv メモ

 

・紐づけIdについての確認

Salesforceでは、各CSVファイル間のデータは、Idによる紐づけがなされています。これらのIdを確認しておくことをお勧めします。代表的なIdは以下の通りです。

  • AccountId は、取引先レコードの識別子です。
  • ContactId は、取引先責任者の識別子です。

 

・Salesforceのフィールド名に、分かり易い文字を付加しておく

SalesforceからエクスポートしたCSVファイルを、kintoneに読み込ませると、CSVファイルのフィールド名(1行目)がkintoneのフィールド名称になります。kintoneにデータ移行後、このフィール名で判断することになりますので、CSVファイルの状態で各フィールドのデータ内容を確認しながらわかり易い名称にフィールド名を変更しておくことをお勧めします。日本語の利用も可能です。なお、Salesforceのフィールド名を消さないほうが良いでしょう。日本語名を追記するようにするのがお勧めです。

 

いよいよ各CSVファイルをデータ移行します。詳しくはこちらへ。

 

 

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