kintone工事台帳とクラウド会計freee

kintone工事台帳とクラウド会計freeeの業務クラウドを構築する際の参考情報を掲載しております。 工事台帳としてサイボウズ社kintone、クラウド会計としてフリー社のfreeeを利用することを想定しておりますが、一般的な工事台帳と会計システムとの連携としても、お読み頂けます。

【kintone工事台帳とクラウド会計freee】

1 工事台帳でみんな悩んでる?実行予算とクラウド会計freeeの二重入力

工事台帳システムとクラウド会計freeeへの二重入力

工事台帳は工事請負事業者にとって欠かすことのできない管理簿になります。工事現場で管理している実行予算書(工事台帳)への入力と、経理が入力しているクラウド会計freeeへの入力を行うのです。どうして工事台帳とクラウド会計freeeのどちらも同じような内容なのに何度も入力しないといけないのか?こんなことを思われた方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。また工事台帳システムとクラウド会計freeeの互いのシステムが連動していないために、数字が合わない場合は互いのシステムの内容をチェックしなければならず多くのチェック作業が発生してしまいます。工事台帳システムとクラウド会計freee互いのシステムが連動していれば楽になるのに、と思いながらもどうしたらシステムが連動するのか、解決の糸口が見つけられず、長い間頭を悩ませられている問題です。

なぜ二重入力が起きてしまうのでしょうか。

問題が起きる原因を探るには、実行予算に関する業務の流れを確認する必要があります。

<実行予算の流れ>

    ①実行予算を組む
    ②発注をする
    ③発注した工事に対して査定をする
    ④支払をする

※見積書作成のため受注前に実行予算を組むケースも多いと思いますが、今回は受注したあと、着工前に実行予算を組む想定で話を進めます。

おおまかな流れとしては上記の流れで行われているのではないでしょうか。③の査定をしていない会社ですと、請求書が来た内容を工事担当者に確認してOKであれば、④の支払業務を行うといった簡便的なやり方を行っているケースもあると思います。実務であれば簡便的なやり方の方が多いのが実情でしょうか。

この流れを見ただけでも多くの人やシステムが介在することになります。ここでわかり訳すするために各業務に対して誰がどのシステムを入力しているかという観点から記述していきます。(一般的な場合のみです)まず①の実行予算を組むですが、工事担当者が原価管理システムに入力します。次に②の発注をするですが、発注内容を工事担当者が原価管理システムに入力します。発注書が発行できるものが多いですが、そうでない場合は別のシステムで発行しなければなりません。③発注した工事に対して査定をするですが、2つの業務が存在します。工事担当者が原価管理システムに実績を入力する業務、経理がクラウド会計freeeに費用を入力する業務です。④支払いをするですが、経理が査定を行った内容と請求書等を突合してクラウド会計freeeで支払業務を行います。ただし支払業務が複雑な場合はクラウド会計freeeとは別のシステムで管理して支払業務を行っている場合もあると思います。

このように大まかな流れを見ただけでも、業務の流れが複雑で、手間の掛かる事であることが分かりましたでしょうか。こういった業務を一つ一つ整理しなくては業務効率の糸口を見つけることはできません。まずはここが「はじめの一歩」となります。この業務の整理ができた後の、次の一歩については次節以降を読み進めていただければと思います。

【kintone工事台帳とクラウド会計freee】

2 「予算」の管理はできるのに「実績」の管理ができなくなってしまう不思議

実行予算を組んだ段階での予算の原価は管理しているけど、工事が終わったあとの実績の原価が管理できていない。こういった状況になってしまっていないでしょうか?もしくは、工事毎に都度都度の実績管理ができていないので、決算を締めてみないと実績の粗利が分からないといった状況になってしまっていないでしょうか。こういった問題を抱えたまま業務を進めてしまうと、原価管理という面で大きなリスクを伴うことになります。リスクとしては大きく点あります。一つ目は予算と実績の比較ができないために工事が終わったあと検証ができないという点、二つ目は工事の途中で予算と実績に大きな乖離があった場合、そのシグナルが工事途中段階で見える化されないという点です。とくに後者については会社の業績に大きく影響しますので、この問題は是が非でも解決しておきたいものです。

なぜ予算は管理できているのに、実績が管理できなくなるのか。

これは実績を入力するタイミングが大きく影響しています。先ほどの実行予算の大まかな業務の流れをご覧ください。

<実行予算の流れ>

    ①実行予算を組む
    ②発注をする
    ③発注した工事に対して査定をする
    ④支払をする

本来であればこちらの流れで業務の流れが行われていると思います。この時に③発注した工事に対して査定をするという業務ですが、この時に発注に対しての査定が行われますので、多くの場合このタイミングで債務が確定します。要は実績が決定するわけです。この時必要な業務は工事担当者が原価管理システムに実績を入力する、経理担当者がクラウド会計freeeに費用を入力するといった2つの業務が必要になります。この2つの業務というのがミソで、会計業務は必須ですから必ず行われると思いますが、同じような業務を原価管理システムでも行わなければならないため、この時にやらなくなってしまうといったケースが多くあります。
また③の査定をしていない会社ですと、請求書が来た内容を工事担当者に確認してOKであれば、④の支払業務を行うといった簡便的なやり方を行っているため、なおさら工事担当者がその実績を原価管理システムに書き写すという業務が行われなくなってしまうというケースが多いようです。

こういったメカニズムで、「予算」の管理はできるのに「実績」の管理ができなくなってしまう、といった問題が生じているのです。

クラウド工事台帳とクラウド会計freeeのすすめ

上記の問題を解決する方法として、アイティーフィットではクラウド工事台帳とクラウド会計freeeによって、原価管理システムと会計システムの連携をご提案させて頂いております。システム連携により、クラウド工事台帳に実績を入力することによって、会計の仕訳が生成され、そのデータがクラウド会計freeeに連携されますので、重複する業務を減らすことが可能です。また実績管理が容易になりますので、工事途中であっても予算と実績の比較が容易にでき、また工事完成後の検証も行うことが出来ます。

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3 案件を締めた後に支払の請求書が届いてびっくり!にならないための発注管理

発注管理で気を付けるべきこと

次に注意をしなくてはならない点が発注管理です。発注を行う場合、工事担当者もしくは購買を一元管理している場合は購買担当者となると思います。多くの場合は工事担当者でしょうか。発注を管理するうえで気を付けないといけないことは、発注残の管理です。実行予算に対して、これからまだ発注しなければならないのが発注残です。この発注残を管理しておかないと、予算に対して費用が超過しているのか否かを工事の途中段階の発注段階で把握することが出来なくなってしまいます。つまりは発注管理が出来なくなってしまうのです。工事担当者が現在発注しているものは予算から超過しているのか、いないのかが、発注段階で見える化されていなければ経営判断の指標としては不十分です。

発注管理を怠るとこんなケースが・・・

発注管理が行われていない場合にはこんなケースも考えられます。
決算月に案件をすべて締めて、利益が確定したかたと思った後に、業者から請求書がきて予想した利益を下回ってしまった。こういった経験はありませんでしょうか。

発注管理はクラウド工事台帳で解決!

こういった問題を解決するために、クラウド工事台帳では、予算の入力、発注の入力、発注書の発行などを一元管理しており、発注残の情報が見える化されています。また査定の情報や請求書の情報なども入れられますので、まだ査定が終わっていない発注や請求書が来ていない発注などを見ることも可能です。

会社の利益管理に関わる問題は経営判断に大きな影響を与える問題となりえます。発注管理を行い正しい経営判断に活かせるよう整備することが望まれます。

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4 手間の掛かる振替作業がクラウドで一発解決

振替作業に関する問題

次にご紹介するのが振替作業に関する問題です。こちらについては、建設業の経理実務を行った方が経験することが多い問題です。

まずは費用の面からみていきましょう。通常まだ工事が完成していない状態で発生する費用に計上に関しては、2つのパターンで未成工事支出金の計上と振替を行っていると思います。

パターン①

一つ目のパターンは、①未完成時の費用を費用科目で計上し、期末段階でまだ未完成の場合は、その工事に関わる費用を未成工事支出金に振り返えます。その後完成した場合はその未成工事支出金の金額を完成工事原価に振り返るパターンです。

パターン②

二つ目のケースは、②未完成時の費用を未成工事支出金で一旦すべて計上して、完成した場合に、未成工事支出金を各費用科目に振替処理をするパターンです。

おそらく実務上では前者のパターン①を取られている場合が多いと思います。なぜなら、後者のパターン②に比べて非常に簡便であるからです。

パターン②のメリットとデメリット

パターン②の場合一旦未成工事支出金で計上しますので、わざわざ完成したときに費用科目別に振替処理を行わなければなりません。未成工事支出金の相手勘定科目をすべて振り返って振替伝票を作成する必要があるのです。これは大きな手間となります。しかしながら、②についてはメリットも存在します。それは月次試算表の損益が比較的正確に把握できます。なぜなら①の場合未完成時にも費用として計上されてしまいますので期中で大赤字となってしまうことが多いと思いますが、②の場合は未成工事支出金として資産計上されているため、費用計上されません。よって期中の試算表が比較的正確に把握できます。さらに、完成工事原価の詳細がきちんと費用科目ごとに把握できますので、原価管理をより詳細に記載できます。

パターン②のデメリットをクラウド工事管理とクラウド会計freeeで解決!

パターン②のケースを採用して人の手で行おうとすると、とても大変な作業となりますが、クラウド工事台帳とクラウド会計freeeによって、一発解決することが可能です。通常実行予算書には、費用の詳細が記載されています。その費用ごとに会計の費用科目を紐づけさせておくことで、完成時に振替伝票を自動で作成することが可能です。またその自動で作成された振替伝票をクラウド会計freeeに連携すれば一発で未成工事支出金の振替を行うことができます。

こういったクラウド連携の恩恵を利用することで高度な会計処理を行うことが可能となります。

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5 もっと広がるクラウド工事台帳とクラウド会計freeeの可能性~入出金自動消込~

クラウド工事台帳とクラウド会計freeeの可能性

ここまで様々な問題に対してクラウドの有効性を述べてきましたが、もっと広がるクラウド工事台帳とクラウド会計freeeの可能性について触れたいと思います。
クラウド会計freeeは、銀行口座明細をAPI経由で自動取込して、さらに、AIを使って消込のマッチングまで行ってくれます。
こういった機能を利用してクラウド工事台帳と連携することによって、実際に入出金があったかどうかの情報を持たせることが可能です。
つまり実行予算書の収益に対しての実際の入金状況や、費用に対しての実際の出金状況などを把握することが可能です。
これにより、経理に確認するまでもなく、工事担当者は入出金の状況をクラウド工事台帳で確認することが可能となります。

こういった機能をもつシステムを構築するためには、今まで多くのIT投資が必要でした。しかしながら現在は、多くのクラウドサービス台頭により、クラウド機能の恩恵を大いに活用することが可能です。賢くクラウドサービスを活用し、より高収益体質の企業を目指しましょう。