メール誤送信対策はこれ!


そのメール、無かったことにしませんか。メール誤送信対策 uuFILE for kintone

情報漏えい事故で最も多いのがメール誤送信です。

誤送信してしまった電子メールは取り戻すことはできません。

完全なるメール誤送信の対策は無いのでしょうか?
しかし、ファイル添付した情報の漏えいを最小限に食い止めることは可能です。

 

メール誤送信の例

  1. Bccに顧客メールアドレスを入れたつもりが、ToやCcに設定し、メール送信した。
  2. Toのメールアドレス補完入力機能が働き、同じ姓の人にメール誤送信してしまった。
  3. アンケート用紙ファイルを添付したつもりが、送信先メールアドレス一覧のファイルを添付してしまった。

 

メール誤送信を気づいた後の対応

もちろん、関係者に謝罪することになりますが、メール誤送信して漏れた情報について以下の対応が必要になります。

  1. 漏れた情報がさらに拡散することを防ぐ対応
  2. 送信したメールの削除依頼
  3. 添付ファイルの削除依頼
  4. 送信したメールおよび添付ファイルを削除の確証取得
  5. 漏洩した情報の関係者への対策状況説明

 

特に、大変なのが、メールやその添付ファイルが削除されたことの確証を得ることです。

場合によっては、メール誤送信先の方を訪問して、実際のパソコンなどを確認することになるのです。これはもう、人海戦術で対応するしか無いのです。

時間、コストがかかるばかりでなく、

取引先からの信頼を失うことになり、さらに、事業継続が難しくなるケースも考えられます。

 

メール誤送信対策の3つの施策とは

  1. メール送信(ファイル添付)の脆弱性を回避
  2. メール送信前のチェック体制のシステム化
  3. メール誤送信後の救済手段の提供

悠々ファイルでは、この施策のすべてを1つのサービスとしてご提供しております。特に、メール誤送信後の救済手段を提供できるのが特徴です。

 

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メールのファイル添付は危険

 

パソコンに残るファイル 社員のパソコンに送信済みの添付ファイルが残っている ファイルにパスワード付け忘れ 送信した添付ファイルにパスワードを付け忘れた メールサイズ制限オーバー 相手のメール受信サイズ制限を超えてエラーになった
ファイル添付間違い メール添付するファイルを間違えて送信した ファイルの再送信 送信後にファイルの訂正でメールを再送信した ファイル分割送信 複数のファイルを数回に分けてメール送信している

下矢印

 

送ってしまったメールは瞬時に相手に届き、取り戻すことはできません。

悠々ファイル for kintone の導入で

万が一誤送信したメールでも、データ漏えいを防ぐことができます。

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URLダイレクトに参照

kintone保存ファイルをURL参照

簡単操作

URL発行ボタンを押して、メール本文に貼り付けるだけ

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ご利用シーン

  • 御見積書や請求書の送付
  • パンフレットの送付
  • 建築現場写真の送付
  • 設計図書の送付
  • デザイン図面の送付
  • 特許出願書類の送付
  • ホームページへのドキュメント掲載
  • 他社クラウドサービスからのURLリンク

など、アイデアは広がります。